Annonce boîte vocale :

C’est l’annonce d’accueil que doit enregistrer l’agent quand il dispose d’une messagerie vocale. Il existe 2 types d’annonce :
– Le message d’accueil standard : avec cette annonce vous enregistrez, une fois pour toute, le texte de votre choix.
– Le message d’accueil secondaire : annonce que vous enregistrez et activez avant de partir en vacances ou en cas d’absence prolongée. Quand vous l’activez, elle supplante l’annonce standard. A votre retour, vous la désactivez et l’annonce standard est à nouveau diffusée.

Appel par le nom / Chercher un contact :

Votre poste téléphonique vous permet d’accéder à notre Annuaire PST. Grâce à la touche répertoire, vous avez la possibilité de trouver et d’appeler un correspondant quelle que soit sa région. Il suffit de taper les 3 premières lettres de son nom sur le clavier numérique en mode « SMS ». Cet annuaire est complété au fur et à mesure du déploiement du programme PST dans les régions.

Cette fonctionnalité est encore plus simplement utilisable depuis votre portail Selfcare.

Attente / Mise en attente :

La mise en attente peut être automatique en cas de double appel ou déclenchée par l’utilisateur avec la touche dynamique « attente ». Votre correspondant patiente en musique, ce qui plus confortable que le silence généré par la fonction « coupure micro ».

Bis :

Touche sous l’écran. Vous permet d’appeler directement le dernier numéro de téléphone composé.

Boite vocale :

Appelée aussi messagerie vocale ou « Mévo ». C’est un répondeur qui diffuse une annonce à l’appelant en cas de non réponse du poste sollicité et autorise ou non le dépôt d’un message. Elle est activée par l’exploitant téléphonique régional.

Code d’identification :

Si vous disposez d’une boîte vocale, l’accès à vos messages est sécurisé par un code secret à composer. Dans le guide vocal, ce code s’appelle :  » code d’identification personnel ».

Conférence :

La fonction Conférence vous permet de parler avec plusieurs interlocuteurs en même temps. En cours de communication, utilisez la touche Conférence pour ajouter les interlocuteurs. Le mode conférence de votre poste téléphonique accueille jusqu’à 8 participants.

Coupure-micro :

La fonction coupure-micro vous permet de bloquer le micro de votre poste téléphonique ou de votre casque : vous continuez à entendre les autres participants, mais ils ne peuvent pas vous entendre.

Débordement (renvoi automatique, reroutage) :

C’est l’orientation automatique d’un appel laissé sans réponse au-delà du temps défini dans le système téléphonique vers le poste associé. Le débordement s’effectue également en cas d’occupation de la ligne, ou de l’occupation simultanée des 2 lignes si le poste est « multi-entrant ». En cas d’absence, activer un renvoi évite le délai d’attente avant que la déviation se mette en place. C

Double appel :

En cours de communication, permet d’appeler un second correspondant. Le déclenchement de la musique d’attente est automatique.

Entrée / sortie de groupe :

En groupement, cette touche permet d’informer le système pour savoir si vous êtes joignable ou pas. Si vous oubliez de sortir du groupement quand vous vous absentez, votre poste sonnera dans le vide avant que l’appel passe sur le poste suivant. Le respect des consignes d’utilisation de cette touche est très important pour votre qualité d’accueil.

Selfcare :

Application sur votre ordinateur. Elle permet de personnaliser votre poste téléphonique : créer et actualiser votre répertoire personnel, définir et activer vos renvois d’appels, réinitialiser le code d’authentification personnel de la messagerie vocale. Vous accédez également à la recherche et composition directe des numéros de vos collègues figurant dans l’Annuaire.

Filtrage (Filtreur – Filtré) :

Le poste « Filtreur » a la possibilité de recevoir directement les appels destinés au poste « Filtré ». L’accès à cette fonctionnalité dépend d’une programmation effectuée dans le système par l’administrateur.

Groupe de postes / Groupement :

Dans le système, c’est la programmation d’une solidarité entre plusieurs postes. Elle permet d’acheminer l’appel vers un collaborateur disponible. Un numéro de poste spécifique est affecté au groupement, sa publication à l’annuaire n’est pas obligatoire. Chaque membre du groupe peut garder sa ligne directe. Ces paramétrages sont gérés par l’administrateur.

Interception d’appel :

Cette fonction vous permet de répondre, sans vous déplacer, à un appel qui sonne sur le téléphone d’un collègue. Si vous interceptez régulièrement le poste d’un collègue, l’interception est facilitée par la mise à disposition d’une touche préprogrammée. Cela permet d’éviter de composer le numéro du poste à intercepter. Grâce à cette touche vous pourrez aussi visualiser l’occupation du poste et l’appeler en direct. Ces paramétrages sont à demander à l’administrateur.

Interception d’appels de groupe :

Pour éviter de vous déplacer quand un des postes voisins du vôtre sonne dans le vide. Cette fonction se programme dans le système téléphonique par l’administrateur. Avec un simple appui sur la touche « Intrcpt » vous pouvez répondre.

Journal des appels / Historique d’appels :

Vos derniers appels sont classés par catégories « Appels reçus », « Appels composés », « Appels en absence ». Vous y accéder avec la touche « Hist. Appels ». A partir de cette liste, vous pouvez rappeler un correspondant directement.

Messagerie Vocale :

Système de répondeur, appelé aussi boîte vocale. Un appel sans réponse peut être automatiquement dirigé vers la boîte vocale du correspondant demandé si programmé dans le système. Le renvoi vers la boîte vocale évite le temps d’attente défini pour le débordement. L’écoute du message se fait à partir de votre poste téléphonique fixe ou en composant le numéro d’appel de la messagerie vocale. L’accès à vos messages est sécurisé par un code secret à composer appelé : « code d’identification personnel ». La messagerie vocale est attribuée par l’administrateur sur demande.

Numéro SDA (Sélection Directe à l’Arrivée) :

Numéro d’appel attribué à un poste téléphonique pour le joindre directement sans passer par un standard. La diffusion de ces numéros dans les annuaires extérieurs est soumise aux règles propres à chaque service.

Permuter (Va et vient) :

Vous avez 2 correspondants en ligne. Cette fonction permet de passer de l’un à l’autre.

Poste associé :

Programmé dans le système téléphonique, c’est le poste destinataire des appels laissés sans réponse sur un poste de collaborateur au-delà d’un délai fixé localement. L’associé peut être une boîte vocale, un groupement de postes, un autre poste de collaborateur.

Préférences / personnalisation du poste :

Vous pouvez personnaliser vos sonneries, le mode de signalement des nouveaux messages vocaux, le contraste de l’écran de votre téléphone et le volume d’écoute en cours de conversation.

Rappel :

Dans le périmètre La Poste PST, vous appelez un correspondant déjà en ligne ou absent. En activant la fonction Rappel, vous serez prévenu sur votre téléphone lorsqu’il redevient joignable. Vous pourrez alors choisir de le rappeler ou pas.

Renvoi d’appels :

Les fonctions de renvoi d’appels permettent de rediriger temporairement, suivant vos besoins, tous vos appels entrants vers un autre numéro, un groupement de postes ou votre boîte vocale. Vous pouvez l’activer depuis votre poste téléphonique ou sur votre station de travail avec l’application Selfcare.

Répertoires / contacts :

Grâce à la touche « contact », vous disposez d’un répertoire individuel personnel. Les contacts du répertoire personnel sont programmés par vos soins sur votre poste et ne sont pas sauvegardés en central.

SDA :

Voir à « Numéro SDA »

Superviser :

L’accès à cette fonction nécessite la création d’une touche avec l’intitulé du poste supervisé. Grâce à cette programmation, effectuée dans le système, vous pouvez visualiser l’état du poste supervisé (arrivée d’un appel ou occupation). D’un simple appui, vous appelez le poste supervisé ou interceptez un appel sur ce même poste.

Téléphonie IP :

IP : Internet Protocole. C’est la possibilité d’utiliser pour l’informatique et la téléphonie le même réseau pour transporter la voix et les données informatiques. C’est aussi la possibilité d’apporter de nouveaux services aux utilisateurs : applications de pilotage du poste téléphonique, messagerie téléphonique intégrée parmi les mails …

Temporisation :

Nombre de secondes (Par exemple 20 s. = 4 sonneries) avant qu’une action programmée dans le système se déclenche.

Touche dynamique :

L’intitulé de la touche s’affiche sur l’écran au fur et à mesure des fonctionnalités disponibles.

Transfert :

Vous souhaitez orienter votre correspondant vers un autre collaborateur. Cette fonction vous permet de les mettre en relation. Le transfert doit être initié avant de composer le numéro de la personne demandée. Pour un meilleur accueil, présentez l’appelant à votre collègue avant de valider le transfert.

Transfert accompagné :

Un visiteur est annoncé, un appelant aussi. Le transfert s’effectue simplement après l’annonce et l’accord du destinataire.